Tre tips

Enten det skal arrangeres et møte mellom få eller en konferanse for 3000, er det viktig å legge til rette for at møtet kan bli en suksess. Her er flere ekspert-tips for planleggingen!

Alle som har vært på et seminar, en konferanse eller en workshop utenfor vante omgivelser, som kontoret, vet at både produktiviteten og kreativiteten blant de ansatte kan få seg et løft. Det mener journalisten Alison Cooper som har fulgt næringslivet i over to tiår. Flere selskaper har oppdaget dette, blant dem Google, som i alle byer har innredet kontorene sine på en leken og fargerik måte som skal føre til fornøyde ansatte og økt produktivitet på arbeidsplassen.

Men lokalet er ikke alt. Det må også legges innholdsmessig til rette for suksess.

1. Fyll på med hjernemat!

For å holde energien og motivasjonen til deltakerne oppe, er det viktig å ha drikke og pausemat lett tilgjengelig.

Vi anbefaler å starte dagen med en smoothie, og det kan være lurt å legge inn mange korte pauser i løpet av dagen hvor gjestene har tilgang til frukt og grønt, kaffe, te og mineralvann. Slik holdes blodsukkeret oppe og hjernen klarer å være fokusert gjennom dagen.

2. Ha fokus på det sosiale

Hotelldirektør ved Quality Hotel Expo på Fornebu, Knut Nordbø, mener at avhengig av budsjett og mål med arrangementet, så vil det sosiale også være med på å gjøre et seminar helt spesielt.

Avslapning så vel som fysisk aktivitet kommer godt med etter en lang dag hvor man har sittet mye i ro. Hva med å arrangere et rebusløp eller ølsmaking?

– Fornøyde folk som blir bedre kjent og bygger relasjoner yter mer når de er tilbake på kontoret, sier Nordbø.

Dersom det skal spises en felles middag på kvelden er det fint om deltakerne får en times egentid før man samles igjen, mener Nordbø.

– Da får de litt tid til å trekke seg litt unna og hvile kropp og hode før man samles til sosialt lag.

Les mer om konferanser på Quality Hotel.

3. Planlegg godt!

Nordbø mener at en konferansedag bør være like lang som en vanlig arbeidsdag, rundt åtte timer inkludert pauser underveis, og at hver session bør vare mellom 1-1,5 time.

Han mener også at selve møtet bør planlegges i detalj.

– Mitt beste tips er at dere tenker gjennom hva målet med møtet er, slik at dere har en klar tanke om hva dere ønsker å oppnå ved å samles. Det kan også være lurt å fortelle dette til konferansevertene på hotellet, da de ofte har gode ideer til hvordan man kan gjøre møtet enda bedre, sier Knut.

PS: Dersom du synes at planleggingen kan være vanskelig, kan du også på alle Quality Hotel få hjelp til planleggingen av en av våre konferanseverter!

«Kom som kollega, dra som kompis»

Hos oss skal møter, både private og i jobbsammenheng, være morsomme, og hele konferansekonseptet bygger på en tankegang om at det skal være gøy og avslappet. Derfor finnes det muligheter for å servere både softis og begere fylt med popcorn i tillegg til den klassiske pausematen. Vil gjengen leke litt og spille shuffleboard i pausen? Kjør på. Vil dere ta en drink i baren før middag? Slå dere løs! Det bugner av aktiviteter som kan bli konferansens «lille ekstra», så spørsmålet dere må stille dere selv er: Hvor morsomt vil dere at referatet fra møtet skal bli?

Knut mener det er viktig å tenke på gjestene som skal delta.
– Du setter agendaen, og de setter rammene for seminaret, uansett størrelse. Kanskje kommer dere som kolleger, men dere skal reise som kompiser, sier han og fortsetter: – Relasjoner er et viktig begrep, og konferanser og andre samlinger er med på å bygge relasjoner i alle ledd i et selskap.

Blant verktøyene vi bruker for å hjelpe gjestene med å bygge relasjoner, er samtaleboksen Fuelbox. Dette er kort fortalt en boks full av spørsmål tilpasset mennesker som samles, enten det er par, en familie eller kolleger. Spørsmålene for menneskene i den sistnevnte gruppen skal fungere som en form for «ice breaker» mellom de ansatte, og gjøre at man blir bedre kjent både personlig og faglig - som igjen vil bygge en relasjon som styrker teamet.

Hos oss har vi gjennom lunsjkonseptet «Seasons» fokus på sesongens ferske råvarer, som er sunt for gjestene, og ikke minst for miljøet. Her er smak, kvalitet og friskhet nøkkelord som skal være et deilig pust i bakken og som skal gi dere krefter til videre arbeid.